Configurar las regles del filtre
Els filtres de correu electrònic et permeten definir com es gestionen els teus missatges entrants i sortints. Els filtres classifiquen els missatges de forma automàtica en funció de les regles que configuris. Podeu reduir els teus missatges entrants per:
Classificar els missatges entrants en carpetes.
Etiquetar missatges de forma automàtica.
Reenviar missatges.
Marcar un missatge com a llegit o afegir una marca de seguiment.
Descarta missatges.
Per exemple, podries crear un filtre per identificar els missatges del teu cap immediat i enviar-los a una carpeta anomenada “Del cap” o enviar els missatges de determinada direcció directament a la paperera. Podeu reduir els teus missatges sortints per:
Classificar els missatges que es guarden en Enviats en altres carpetes.
Etiquetar missatges de forma automàtica.
Reenviar missatges.
Marcar un missatge com a llegit o afegir una marca de seguiment.
Descarta missatges.
Condicions de les regles
Cada filtre és una regla amb una o més condicions i una destinació. Cada regla pot contenir diverses condicions. Per exemple, si el teu cap t’envia missatges des de més d’una adreça, per exemple maria.hernandez@empresa.com i mhernandez123@yahoo.com, pots crear un filtre anomenat “Cap” que inclogui dues condicions, una per cada direcció.
Les condicions inclouen:
direccions específiques en els camps De :, Per: i CC: a la capçalera del missatge
Paraules o cadenes de caràcters en l’assumpte o text del missatge
La inclusió o no d’arxius adjunts
Totes les condicions et permeten utilitzar el “no” com una condició negativa. Per exemple, pots especificar missatges que no inclouen determinada paraula. Pots combinar les condicions que especifiques per buscar missatges amb
característiques més complexes.
Qualsevol enfront de Totes
Pots agrupar les condicions dins d’un filtre mitjançant Qualsevol o Totes. L’ús d’aquestes paraules és igual que l’ús de “AND” (I) en contraposició a “OR” (O) en les recerques, amb Qualsevol funcionant com OR i Totes com AND. Si selecciones Qualsevol en definir les condicions d’un nou filtre, si el missatge compleix qualsevol de les condicions establertes es considerarà com un missatge coincident. No obstant això, si selecciones Totes, totes les condicions del filtre han de complir-se perquè es consideri que aquest missatge coincideix amb el filtre.
Accions dels filtres
Cada filtre pot especificar una o més accions. Les accions inclouen:
Deixar el missatge a la safata d’entrada (cap acció).
Moure el missatge a una altra carpeta especificada.
Etiquetar el missatge.
Marca el missatge com a llegit o afegir una marca de seguiment.
Descartar el missatge. Aquesta acció fa que el missatge desaparegui sense fer sorolls. No és igual que l’opció Eliminar del menú. En eliminar el missatge, s’envia a la paperera. Al descartar el missatge, no arriba a la teva bústia de correu.
Reenviar el missatge a una altra adreça.
L’acció No processar filtres addicionals hauria de ser l’última acció de cada regla de filtre. Aquesta acció evita que s’apliquin més regles de filtre als missatges que coincideixin amb la regla actual. Si no especifiques aquesta opció, s’analitzarà el missatge amb les següents regles de filtre encara que ja hagi coincidit amb una regla anterior. No és molt probable que vulguis que el mateix missatge coincideixi amb més d’una regla i que se li apliquin diverses accions, probablement contradictòries.
Quan s’apliques els filtres
Cada missatge entrant es compara a les regles dels teus filtres quant es lliura i s’apliquen les accions especificades per als missatges que coincideixen en aquest mateix moment. També pots aplicar els filtres a un grup de missatges ja rebuts. A la secció Preferències dels filtres de correu, el botó Executar filtre et permet seleccionar diversos filtres per a les carpetes de correu que indiques.
Ordre dels filtres
El sistema aplica els filtres en l’ordre en què apareixen llistats a la secció Preferències dels filtres de correu. Pots canviar aquest ordre. Dins de cada filtre, les condicions serveixen per comprovar cada missatge de correu. Si el missatge compleix les condicions de manera col·lectiva (mitjançant l’opció Qualsevol o Totes que pots especificar a la regla), es considerarà que el missatge coincideix. L’ordre de les condicions dins de cada filtre no és important. Si el missatge coincideix amb les condicions, s’aplicaran totes les accions associades a aquesta regla i en l’ordre que apareixen dins del filtre.
Filtres actius enfront de filtres inactius
Tots els filtres que has definit es troben a la pestanya Filtres de correu de Preferències. La casella Actiu et permet habilitar o deshabilitar filtres sense haver de eliminar-los.
Filtrar els teus missatges
Els filtres s’apliquen un seguit de regles de coincidència al correu entrant i després executen l’acció corresponent.
Podeu reduir els missatges entrants per enviar-los a determinades carpetes, etiquetar automàticament, reenviar o eliminar-los. Per exemple, pots crear la regla següent:
Tots els missatges que rebis de la teva supervisor aniran a la carpeta “Directives generals”.
Tots els missatges que es rebin de la llista de correu “esdeveniments corporatius” s’han d’etiquetar amb “Esdeveniments”.
Per crear un nou filtre o editar un existent:
1. Prem a la pestanya Preferències.
2. Obre Filtres i fes clic a Nou filtre.
3. S’obrirà el quadre de diàleg Afegir filtre. Aquí és on defineixes les regles del filtre i la destinació.
4. Al camp Nom del filtre, introdueix un nom únic per identificar el filtre.
5. En l’apartat Si xxx de les següents condicions es compleixen, selecciona una preferència d’agrupació.
Qualsevol vol dir que, si es compleix qualsevol condició del filtre, s’aplicarà l’acció especificada.
Totes les condicions vol dir que el missatge ha de complir amb totes les condicions del filtre perquè s’apliqui l’acció. Pots repetir els passos següents per afegir més condicions i accions dins el mateix filtre. Fes clic a l’enllaç + per especificar diverses condicions.
Selecciona quina condició usar de la llista desplegable.
Seleccioneu un mètode de comparació. Les opcions que vegis dependran de la teva elecció a la llista desplegable anterior. Per exemple, podries veure les opcions “conté” o “no conté”.
Introdueix la paraula o frase a comparar en el camp de text.
Fes clic a, per afegir més condicions. Pots seguir afegint més condicions o passar al següent pas per a determinar una o més accions a seguir.
6. A la secció Executar les següents accions, selecciona una acció de la llista desplegable.
Especifica una carpeta o el nom de l’etiqueta si cal. Dependrà de quina acció hagis triat.
Fes clic a, per afegir més accions. Pots afegir més accions o prem Accepta per acabar.
7. A la part superior del quadre de diàleg Afegir filtre, veuràs la casella Actiu. Activa aquesta casella per habilitar el filtre. Pots desactivar la casella si no vols que s’executi aquest filtre.
8. Activa l’opció No processar filtres addicionals, si aquest filtre és l’únic que vols que s’executi per als missatges que compleixen amb les condicions del filtre. L’acció No processar filtres addicionals hauria de ser l’última acció en cada filtre. Aquesta acció evita que s’apliquin més regles de filtre als missatges que coincideixin amb la regla actual.
Nota: Si no especifiques aquesta opció, s’analitzarà el missatge amb les següents regles encara que ja hagi coincidit amb una regla anterior. No és molt probable que vulguis que el mateix missatge coincideixi amb més d’una regla i que se li apliquin
diverses accions, probablement contradictòries. Els canvis que fas als filtres es guarden de forma immediata. S’aplicarà el filtre automàticament a tots els missatges entrants a mesura que van arribant. També pots aplicar els filtres als missatges ja rebuts. A la secció Preferències dels filtres, fes clic a Executar filtre i selecciona les carpetes de correu en les que vols executar el filtre seleccionat.
Nota: També pots crear un nou filtre des del missatge de correu. Fes clic amb el botó dret del ratolí en el missatge i selecciona Nou filtre. S’obrirà el quadre de diàleg Edita filtre amb els camps De, Per i Assumpte omplerts amb la informació del missatge. Si les condicions del filtre són les correctes, posa-li nom al filtre i fes clic a
D’acord.
Condicions i accions admeses dels filtres
Les regles dels filtres no tenen en compte si utilitzes minúscules o majúscules.
Condicions
Els camps de comparació inclouen els següents:
De. Utilitza aquest camp per especificar un nom en el camp De: d’un missatge.
Per. Igual que en el camp De, llevat que cerca noms especificats en el camp A:.
CC. Igual que en el camp De, llevat que busca en el camp CC:.
Per o CC. Igual que en el camp De, llevat que busca a la capçalera de Per: i de CC :.
Assumpte. Cerca en el camp Assumpte del missatge.
Capçalera amb nom. En seleccionar aquesta opció, s’obrirà un quadre de text addicional davant de l’operador de comparació (la part que inclou “conté”). Aquesta opció et permet especificar qualsevol encapçalat dels missatges. No només pots especificar els camps típics Per: o De: sinó també la data, Respondre a o altres camps personalitzats que es poden incloure a la capçalera. Podeu fer servir aquesta opció per eliminar els missatges amb capçaleres “mal redactats” que no contenen certes dades que es consideren estàndard en els missatges de correu electrònic. De vegades, l’spam que es genera de manera automàtica omet certes dades com el Remitent o el camp Respondre a. Utilitza el segon quadre de text (el camp a la dreta de l’operador) per especificar quina encapçalat cercar.
Mida. Utilitza aquesta opció per filtrar missatges segons la seva mida, si superen o són inferiors a determinada mida. La mida dels missatges inclou qualsevol arxiu adjunt. Aquest filtre et pot servir per eliminar els missatges que són
massa grans.
Data. Utilitza aquesta opció per especificar els missatges enviats abans o després de determinada data.
Text del missatge. Les opcions disponibles són Conté / No conté i et permeten especificar les paraules que han d’aparèixer en el text del missatge. No pots crear filtres per paraules específiques incloses en els arxius adjunts.
És una notificació de lectura. Las notificacions de lectura es poden filtrar.
Arxiu adjunt. Podeu reduir missatges pels que inclouen i els que no inclouen arxius adjunts.
Direcció en. Comprova si una adreça figura a la llista de contactes. El següent camp et permet indicar la llibreta d’adreces.
Invitació de l’agenda. Podeu reduir els missatges relacionats amb l’agenda. Els operadors de comparació inclouen els següents:
Coincideix exactament / No coincideix exactament. Serveixen per especificar una coincidència exacta. Per exemple, si especifiques que l’Assumpte coincideix exactament amb – Plàtan de Canàries, només trobaria “Plàtan de Canàries” i
no “Plàtans de Canàries” o “Un plàtan de Costa Rica”.
Conté / No conté. Serveix per especificar que l’assumpte ha de (o no) contenir-la cadena especificada. Per exemple, si especifiques que l’Assumpte conté plàtan, trobaria una coincidència en l’assumpte “Plàtans verds”.
Coincideix / no coincideix amb el comodí. El comodí * és un caràcter utilitzat en el camp de comparació del filtre per representar un o més caràcters en el filtre. Per exemple, si indiques que l’Assumpte coincideix amb “plàtan *” es trobaria una coincidència amb “plàtans” o “plàtan de Canàries” però no “el meu plantació de plàtans”.
Accions
Mantenir en safata d’entrada. Guarda els missatges a la safata d’entrada. Si cap filtre coincideix amb el missatge entrant, per defecte, és l’acció que es pren.
Arxivar a la carpeta. Envia el missatge a la carpeta que especifiquis.
Rebutja. Elimina el missatge sense lliurar-lo. No trobaràs el missatge descartat en cap de les teves carpetes, ni tan sols la paperera.
Reenvia a. Reenvia el missatge a l’adreça de correu que especifiquis.
Marca. Selecciona Com llegit o Com marcat.
Etiquetar amb. Pots marcar els missatges que coincideixen amb una etiqueta específica.
Accions múltiples
Pots crear un filtre consistent en diverses accions. Les accions combinades al teu filtre s’interpreten de la següent manera:
Rebutja. Si es combina amb altres accions, s’omet l’eliminació i s’executaran les altres accions.
Arxivar a la carpeta. Especificar diverses accions “Arxivar a la carpeta” serveix per incloure una còpia del missatge en diverses carpetes. Si no hi ha la carpeta indicada, es guardarà el missatge a la safata d’entrada.
Etiquetar / Marca. S’apliquen aquestes accions al missatge retornat de l’acció immediatament anterior. En el cas d’especificar diverses accions “Arxivar a la carpeta”, és possible que vegis alguns missatges desats amb etiqueta i altres sense aquesta etiqueta.
Mantenir en safata d’entrada. Encara que especifiquis diverses accions de “Mantenir a la safata d’entrada”, només es guardarà una còpia del missatge a la safata d’entrada.
Reenvia a l’adreça. Es reenvien els missatges a l’adreça de correu que especifiquis.
Crear filtres utilitzant les opcions conté, coincideix i és
Tres dels mètodes de comparació usats en els filtres són les variables Conté, Coincideix amb patró i Coincideix exactament. Veuràs aquestes opcions per a determinats elements en els que busques, per exemple, si busques en l’assumpte del missatge.
Conté vol dir que la línia d’assumpte especificada ha d’incloure en algun lloc la cadena de caràcters que introdueixes. Per exemple, si indiques que l’assumpte ha d’incloure la paraula “amics”, trobaria coincidències amb els assumptes “Només per als amics” i “Amics llunyans”.
Coincideix amb patró serveix per a indicar que l’assumpte ha de coincidir amb la cadena introduïda que inclou comodins. Per exemple, si introdueixes “amic *”, coincidirà amb “amics” i “amics llunyans però no amb” el meu millor amic “.
És indica que l’assumpte ha de coincidir exactament amb la cadena que introdueixes sense comodins ni substitucions. Per exemple, si dius que l’assumpte ha de coincidir amb “amics”, trobaria una coincidència amb “amics” però no amb “amic”, “el meu millor amic” ni “amics?”
Comodins en els filtres
Podeu fer servir comodins en les comparacions que utilitzen l’operador de comparació “Coincideix amb patró”. Els dos comodins disponibles són * i?
Asterisc (*)
L’asterisc * substitueix a “zero o més caràcters de qualsevol tipus”. Per exemple, si busques l’assumpte: informe * anual
Coincidirà amb: Assumptes com “informe anual”, “informeanual” i “informe interanual”, però no amb “urgent! -informe anual” Per exemple, si busques l’assumpte: c*blanca Coincidirà amb: Assumptes com “casablanca” o “carpeta blanca” però no amb “¿de qui és la carpeta blanca?”
Interrogant (?)
L’interrogant substitueix a “un sol caràcter”. Per exemple, si busques l’assumpte: senyor? Bru
Coincidirà amb: Assumptes com “senyora bru”, “senyor bru”, “senyor-bru” i “señor_moreno”
El caràcter d’escapament és la barra:
De vegades, possiblement vulguis especificar una coincidència exacta per a una cadena de caràcters que conté altres que normalment es considerarien comodins. Per exemple, si vols buscar una coincidència exacta amb un assumpte que està envoltat en tots dos costats de tres asteriscs, com *** MORE MONEY !!! *** o *** FREE GIFT ***
Perquè el comodí s’inclogui en la recerca i no com un substitut d’altres caràcters, utilitza la barra obliqua cap enrere () abans del caràcter en qüestió. Per exemple, la cadena ” * * ** * * *” indicaria un assumpte amb tres asteriscs abans i després del text que hi hagi en mig (inclosos els espais).
