Manual SuiteCRM – Administración – Correo electrónico

El menú de configuración del correo electrónico, se encuentra en el menú de usuario en la sección de Administración.

Configurar el correo electrónico en SuiteCRM ofrece un amplio rango de características, incluyendo enviar correos personales a contactos, creación automática de casos, enviar notificaciones de eventos utilizando flujos de trabajo y envío de correos electrónicos para campañas de márketing.

En este manual se explicaran los diferentes tipos de cuentas de correo y como configurarlas. 

Correo saliente: El servidor de correo saliente se usa para enviar notificaciones automáticas por correo electrónico (como notificaciones de asignación de registros) y correos electrónicos enviados como acciones de flujos de trabajo.

La configuración del correo saliente tiene que ser configurada por un administrador. 

Consulte Configuración del correo saliente para obtener instrucciones sobre cómo configurar la configuración predeterminada del correo saliente.

Se pueden configurar otras cuentas salientes además de la cuenta predeterminada para fines específicos, como el envío de campañas. Estos se pueden configurar desde el panel de administración, en cuentas salientes. Si no se configuran otras cuentas salientes, se utilizará la cuenta predeterminada del servidor de correo saliente.

Cuentas personales: Se utiliza una cuenta personal para ver y enviar correos electrónicos desde una cuenta de correo electrónico personal dentro del módulo de correos electrónicos. Esta cuenta puede ser una cuenta de correo electrónico interna o externa. Los correos electrónicos de cuentas personales no se almacenan en SuiteCRM a menos que se importen manualmente.

Cuentas grupales: Las cuentas grupales se usan cuando necesita que varios usuarios puedan ver y enviar correos electrónicos desde una cuenta de correo, por ejemplo, un buzón de soporte o ventas. Las cuentas grupales se pueden configurar para importar automáticamente correos electrónicos y crear casos a partir del correo electrónico entrante.

Las cuentas de grupo deben ser configuradas por un administrador. El acceso a una cuenta grupal debe ser otorgado por un administrador.

Configure una cuenta grupal desde la página de correo electrónico entrante.

Cuentas de manejo de rebotes: Se utiliza una cuenta de Manejo de rebotes con Campañas para manejar las notificaciones de correo devuelto cuando los correos electrónicos no se entregan. Deberá configurar una cuenta de manejo de rebotes para enviar una campaña.

Las cuentas de manejo de rebotes deben ser configuradas por un administrador. Una vez configurados, los usuarios pueden seleccionar la cuenta de manejo de rebotes al configurar una campaña.

Configure una cuenta de manejo de rebotes desde la página de correo electrónico entrante.

CONFIGURACIÓN DE EMAIL

Configuración del correo saliente: Se utilizan para enviar notificaciones del sistema como resetear la contraseña, notificación de asignación de registros i notificaciones de flujos de trabajo.

Seleccione el proveedor de correo haciendo clic en el botón correspondiente y luego ingrese la información de configuración requerida para su sistema. Verifique que cualquier configuración predeterminada de puerto / protocolo sea válida para su configuración.

Haga clic en Enviar correo de prueba para comprobar sus ajustes. Se le pedirá que ingrese una dirección de correo electrónico para enviar el mensaje de prueba. Se mostrará un mensaje de verificación si el correo electrónico se envió correctamente. Verifique que haya recibido este mensaje de prueba. Una vez que se haya verificado la configuración, haga clic en Guardar para que se conserve esta configuración antes de salir de la página de configuración.

*SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: Si el mensaje de prueba no se envió correctamente, revise el archivo de registro en la configuración del sistema para ver si hay más mensajes de error que puedan ayudarlo a resolver el problema.

Verifique que todas las configuraciones de puerto / protocolo sean correctas y que el nombre de usuario / contraseña ingresado sea correcto y tenga los permisos correctos para enviar correo.

Opciones de correo: 

• Notificaciones de asignación: Cuando está habilitado, se enviarán emails a los usuarios cuando se les asignen registros.
• Enviar notificación desde la dirección de correo electrónico del usuario asignado: Cuando el servidor de correo lo permita, el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario asignador se incluirán en el campo De del correo electrónico de notificación. De lo contrario, se utilizará la cuenta saliente predeterminada del sistema.

Configuración de seguridad de email:

•  Configuración de seguridad del email: Las etiquetas seleccionadas aquí se eliminarán del correo electrónico entrante y no se mostrarán en el módulo de correos electrónicos.

EMAIL ENTRANTE

Configure cuentas de correo grupales para monitorear el correo electrónico entrante y las cuentas de manejo de rebotes para las campañas aquí. También puede administrar la información personal de la cuenta de correo entrante para los usuarios desde este panel.

Cuenta de correo electrónico de grupo: 

Una cuenta de correo electrónico grupal permite que más de un usuario acceda a una cuenta de correo particular. Esto puede ser útil para las cuentas de correo electrónico de ventas o soporte, por ejemplo. Además, las cuentas grupales también se utilizan para enviar campañas de correo electrónico.

Seleccione Nueva cuenta de correo de grupo en la barra lateral.

Necesitará el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta que está agregando, además de la dirección del servidor de correo. El protocolo de correo compatible con SuiteCRM es IMAP.

Las carpetas monitoreadas son las carpetas que se comprueban para correos nuevos (no leídos). Los nombres de las carpetas Bandeja de entrada y Papelera se deben especificar aquí. Haga clic en Seleccionar para conectarse al servidor de correo y seleccionar las carpetas relevantes en el cuadro de diálogo emergente.

Opciones de gestión de correo:

Crear Caso desde Correo:

Marque esta casilla para configurar SuiteCRM para crear un registro de caso a partir de un correo electrónico entrante:

Seleccione un Método de distribución para especificar cómo los casos creados a partir del correo electrónico entrante se asignan a los usuarios. Los diferentes métodos estan explicados a continuación:

• Usa el AOP predeterminado: Utilizará la configuración predeterminada de AOP, configurable a través del panel de administración.
• Usuario individual: Entre un nombre de usuario o haga clic en la flecha de selección para buscar un usuario. Cada caso creado automáticamente se asignará al usuario especificado.
• Turno rotatorio: Seleccione Todos los usuarios o un grupo o rol de seguridad existente. Los casos se asignarán al siguiente miembro del grupo o rol especificado.
• Menos ocupado: Seleccione Todos los usuarios o un grupo o rol de seguridad existente. Los casos se asignarán al miembro del grupo o rol especificado con la menor cantidad de asignaciones de casos.
• Aleatorio: Seleccione Todos los usuarios o un grupo o rol de seguridad existente. Los casos se asignarán aleatoriamente a los miembros del grupo o rol especificado.

Plantilla de respuesta automática:

Si SuiteCRM se configuró para crear casos automáticamente, puede seleccionar o crear una plantilla de correo electrónico para usar como respuesta automática para notificar al remitente que se ha creado un caso. Si no se especifica una plantilla aquí, esta respuesta automática no se enviará.

• No enviar respuestas automáticas a este dominio: No se enviarán respuestas automáticas al dominio especificado. Use esta opción, por ejemplo, para excluir el dominio de su empresa, de modo que sus usuarios no reciban mensajes de respuesta automática.
• Número de respuestas automáticas: Esta configuración especifica el número máximo de respuestas para enviar a una dirección de correo electrónico particular en un período de 24 horas.

• Dirección del remitente: Se utiliza como la dirección de origen donde se admite; de lo contrario, se utilizará la cuenta saliente del sistema.
• Permitir que los usuarios envíen correo usando el Nombre y la Dirección del campo «De» como dirección de respuesta: Cuando está marcada, el Nombre del remitente y la Dirección del remitente para esta cuenta aparecerán como una opción De al redactar un correo electrónico para todos los usuarios que tengan acceso a esta cuenta de grupo.

Cuenta de gestión de rebotes:

Una cuenta de manejo de rebotes se utiliza para administrar notificaciones de rebote para una campaña de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico devueltas se registran en el estado de la campaña.

Ingrese los detalles de configuración para la cuenta de rebotes que está configurando. Necesitará el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta, además de la dirección del servidor de correo. El administrador del sistema podrá proporcionarle esta configuración.

El protocolo de correo compatible con SuiteCRM es IMAP.

CONFIGURACIÓN DE EMAIL PARA CAMPAÑAS

 Configure las siguientes opciones adicionales para Campañas aquí:

• El tamaño del lote para enviar correos electrónicos de campaña
• Ubicación de los archivos de seguimiento de campaña.
• Si se guardan o no copias de los mensajes de campaña.

COLA DE EMAIL

Los correos electrónicos de la campaña programada se ponen en cola aquí hasta que se ejecuta el trabajo programado para enviarlos. 

Consulte la sección Planificador para obtener más información sobre trabajos programados.

Haga clic en Enviar emails de campaña encolados para enviarlos de inmediato sin esperar a que el planificador lo haga.