Editor de Documents li ofereix la possibilitat de treballar en el document en col·laboració amb altres usuaris. Aquesta funció inclou:
accés simultani de multi-usuaris al document editat
indicació visual de passatges que s’estan editant per altres usuaris
visualització de canvis en temps real o sincronització de canvis en prémer un botó
xat per compartir idees respecte a les parts particulars de document
comentaris que contenen la descripció d’una tasca o problema que cal resoldre (també és possible treballar amb comentaris en mode sense connexió, sense necessitat de connectar-se a la versió en línia)
Connectant-se a la versió en línia
A l’editor d’escriptori, obriu l’opció de Connectar al núvol del menú de l’esquerra a la finestra principal del programa. Connecteu-vos a la suite d’ofimàtica al núvol especificant el nom d’usuari i la contrasenya del compte.
Coedició
Editor de documents permet seleccionar un dels dos modes de coedició disponibles:
Ràpid s’utilitza per defecte i mostra els canvis fets per altres usuaris en temps real.
Estricte se selecciona per ocultar els canvis daltres usuaris fins que feu clic a la icona Guardar per guardar els vostres propis canvis i acceptar els canvis fets per altres usuaris.
El mode es pot seleccionar als Paràmetres Avançats. També és possible triar el mode necessari utilitzant la icona Mode de Coedició a la pestanya Col·laboració de la barra d’eines superior:
Nota: quan coedita un document en mode Ràpid la possibilitat de Refer la darrera operació que es va desfer no està disponible.
Quan un document s’està editant per diversos usuaris simultàniament en el mode Estricte, els passatges de text editats apareixen marcats amb línia discontínua de diferents colors. En posar el cursor del ratolí sobre un dels passatges editats es mostra el nom de l’usuari que l’està editant en aquest moment. El mode Ràpid mostrarà les accions i els noms dels coeditors quan ells estan editant el text.
El nombre dels usuaris que estan treballant al document actual s’especifica a la part inferior esquerra de la capçalera per editar – . Si voleu veure qui està editant el fitxer en aquest precís moment, premeu aquesta icona o obre el panell Chat amb la llista completa dels usuaris.
Quan cap usuari estigui veient o editant l’arxiu, la icona a la capçalera de l’editor es veurà així, permetent gestionar els usuaris que tenen accés a l’arxiu des del document: convidar nous usuaris donant-los permisos per editar, llegir, comentar, emplenar formularis revisar el document, o denegar a alguns usuaris els drets d’accés al fitxer. Feu clic en aquesta icona per gestionar accés al fitxer; aquest es pot realitzar quan no hi ha altres usuaris que estan veient o coeditant el document en aquest moment i quan hi ha altres usuaris i la icona sembla com. També és possible establir drets d’accés utilitzant la icona Compartir a la pestanya Col·laboració de la barra d’eines superior:
Quan un dels usuaris desa els canvis en fer clic a la icona , els altres veuran una nota dins la barra d’estat indicant que hi ha actualitzacions. Per desar els canvis que heu fet, i que així altres usuaris puguin veure’ls i obtenir les actualitzacions guardades pels seus coeditors, feu clic a la icona a la cantonada superior esquerra de la barra d’eines superior. Les actualitzacions es ressaltaran perquè pugueu verificar què s’ha canviat de forma concreta.
Podeu especificar quins canvis cal ressaltar durant el procés de coedició si feu clic a la pestanya de la barra d’eines superior, seleccioneu l’opció Configuració Avançada… i escolliu entre Veure cap, Veure tot i Veure últims canvis de col·laboració en temps real . Seleccionant l’opció Veure tot, tots els canvis fets durant la sessió actual seran ressaltats. Seleccionant l’opció Veure últims, només aquests canvis que han estat introduïts des de l’última vegada que feu clic a la icona es ressaltaran. Seleccionant l’opció veure’n cap, els canvis fets durant la sessió actual no seran ressaltats.
Xat
Vostè pot utilitzar aquesta eina per coordinar el procés de coedició sobre la marxa, per exemple, per assignar els paràgrafs a cada company de treball i especificar, quin paràgraf editarà ara vostè.
Els missatges de xat només s’emmagatzemen durant una sessió. Per discutir el contingut del document és millor fer servir comentaris que s’emmagatzemin fins que decideixi eliminar-los.
Per accedir al xat i deixar un missatge per a altres usuaris,
Feu clic a la icona a la barra d’eines de l’esquerra, o
canvieu a la pestanya Col·laboració de la barra d’eines superior i feu clic al botó de Chat,
introduïu el vostre text al camp corresponent a sota,
premi el botó Enviar.
Tots els missatges deixats per altres usuaris es mostraran al tauler a l’esquerra. Si hi ha missatges nous que encara no heu llegit, la icona de xat apareixerà així – .
Per tancar el panell amb missatges de xat, feu clic a la icona a la barra d’eines de l’esquerra o el botó Chat a la barra d’eines superior una vegada més.
Comentaris
És possible treballar amb comentaris en el mode sense connexió, sense necessitat de connectar-se a la versió en línia.
Per deixar un comentari,
seleccioneu un passatge de text on hi ha un error o problema, segons la vostra opinió,
Canvieu a la pestanya d’Inserir o Col·laboració a la barra d’eines superior i feu clic al botó Comentaris, o feu servir la icona a la barra d’eines de l’esquerra per obrir el panell de Comentaris i feu clic a l’enllaç de Afegir comentaris al Document, o
feu clic dret al passatge del text seleccionat i seleccioneu l’opció Afegir Comentari del menú contextual,
introduïu el text necessari,
Feu clic al botó Afegir comentari/Afegir.
El comentari es mostrarà al panell esquerre. Un altre usuari pot contestar el comentari afegit fent preguntes o informant sobre la feina feta. Per fer-ho, premi l’enllaç Afegir resposta que se situa sota el comentari.
El passatge de text que ha comentat serà ressaltat al document. Per veure el comentari només feu clic dins aquest passatge. Si heu de desactivar aquesta funció, premeu la pestanya Fitxer a la barra d’eines superior, seleccioneu l’opció Ajustos avançats… i desmarqueu la casella Activar opció de comentaris en temps real. En aquest cas els passatges comentats seran ressaltats només si fa clic a la icona.
Podeu gestionar els vostres comentaris afegits d’aquesta manera:
editar els comentaris fent clic a la icona ,
eliminar els comentaris fent clic a la icona ,
tanqueu la discussió fent clic a la icona si la tasca o el problema que heu indicat en el vostre comentari s’ha solucionat, després d’això la discussió que heu obert amb el vostre comentari obtindrà l’estat de resolta. Per tornar a obrir la discussió, feu clic a la icona . Si heu d’amagar comentaris resolts, feu clic a la pestanya de Fitxer a la barra d’eines superior, seleccioneu l’opció Ajustos avançats… i desmarqueu la casella Activar opció de comentaris resolts i feu clic a Aplicar. En aquest cas els comentaris resolts es ressaltaran només si feu clic a la icona .
Si utilitzeu el mode de coedició Estricte, nous comentaris afegits per altres usuaris seran visibles només després de fer clic a la icona a la cantonada superior esquerra de la barra d’eines superior.
Per tancar el panell amb comentaris, feu clic a la icona situat a la barra d’eines esquerra una vegada més.
